Software für Tierschutz und Tierstiftungen

Tierschutzorganisationen und Tierstiftungen tragen Verantwortung für Lebewesen und für Spendengelder zugleich. Sie nehmen Tiere auf, sorgen für ihre Pflege und tierärztliche Versorgung, betreuen sie über Pflegestellen und vermitteln sie an neue Halter – und finanzieren all das oft über Spenden. Wird diese Arbeit mit getrennten Listen geführt, gehen Zusammenhänge und Nachweise verloren. Eine spezialisierte Software bringt Tier, Fall und Finanzierung zusammen. Dieser Ratgeber zeigt, worauf es dabei in der Schweiz ankommt.

Die Tierakte – getrennt vom Fall

Der entscheidende Gedanke ist, das Tier und den Fall auseinanderzuhalten. Die Tierakte begleitet ein einzelnes Tier über sein ganzes Leben: Herkunft, Merkmale, medizinische Historie, Charakter. Ein Fall dagegen ist ein konkretes Ereignis oder Anliegen, das ein oder mehrere Tiere betrifft – etwa eine Beschlagnahmung, eine Rettung oder eine Betreuungssituation. Diese Trennung ist wichtig, weil ein Tier über die Jahre in mehreren Fällen auftauchen kann und ein Fall mehrere Tiere umfassen kann. Nur so bleibt die Historie jedes Tieres lückenlos, unabhängig davon, wie viele Fälle es durchläuft.

Fallmanagement und Kostengutsprache

Rund um den Fall organisiert sich die eigentliche Arbeit. Ein zentraler Ablauf ist die Kostengutsprache: Bevor eine teure tierärztliche Behandlung erfolgt, wird intern die Kostenübernahme geprüft und freigegeben. Ein geführter Workflow macht diesen Entscheid nachvollziehbar. Konkret deckt das ab:

• Fälle mit ihren beteiligten Tieren, dem aktuellen Stand und den nächsten Schritten.
• Kostengutsprache-Workflow mit Antrag, Prüfung und Freigabe vor der Behandlung.
• Nachvollziehbare Dokumentation, wer wann welche Kostenübernahme bewilligt hat.
• Verbindung von Behandlungskosten mit dem Fall und dem betroffenen Tier.

OptiCore ERP bildet dieses Fallmanagement mit dem Kostengutsprache-Workflow ab und hält Tierakte und Fall sauber getrennt, aber miteinander verknüpft.

Pflegestellen und Vermittlung

Viele Tiere leben vorübergehend bei Pflegestellen, bevor sie ein endgültiges Zuhause finden. Die Software verwaltet diese Pflegestellen und hält fest, welches Tier wo untergebracht ist. Der Weg von der Aufnahme über die Pflege bis zur Vermittlung wird als durchgängiger Prozess abgebildet: Interessenten werden erfasst, die Vergabe dokumentiert und der Verbleib des Tieres nachgehalten. So ist jederzeit klar, welche Tiere vermittelbar sind, welche in Pflege sind und welche bereits ein neues Zuhause haben.

Spendenverwaltung und CRM

Ohne Spenden keine Tierhilfe. Eine integrierte Spendenverwaltung erfasst Zuwendungen, ordnet sie den Spendern zu und schafft die Grundlage für Verdankung und Nachweis. Weil das mit dem CRM verbunden ist, bleibt die Beziehung zu Spendern, Gönnern und Freiwilligen an einer Stelle nachvollziehbar. So entsteht ein rundes Bild von der aufgenommenen Katze bis zur Spende, die ihre Behandlung finanziert hat – transparent gegenüber Vorstand, Behörden und Unterstützern.

Mit über 22 Kernmodulen und mehr als 15 Branchenlösungen bietet OptiCore ERP die Grundlage für diese Arbeit – für CHF 77.– pro Monat, verschlüsselt auf Schweizer Servern und DSG-konform, was beim Umgang mit Spender- und Personendaten zählt.

Wie gut das zu Ihrer Organisation passt, sehen Sie am besten selbst: OptiCore ERP ist 30 Tage kostenlos testbar, sodass Sie eine Tierakte, einen Fall mit Kostengutsprache und eine Vermittlung an echten Abläufen durchspielen können.