ERP für Reinigungsinstitute und Gebäudereinigung

In der Gebäudereinigung liegt der Betrieb über die Stadt verteilt: Objekte an verschiedenen Adressen, Teams in unterschiedlichen Schichten, wechselnde Ansprechpartner beim Kunden. Wer das mit Excel-Plänen und Telefonketten steuert, verliert Zeit und Qualität. Ein ERP für Reinigungsinstitute bringt Objekte, Einsatzplanung und Nachweis in ein System. Dieser Ratgeber zeigt, worauf es für Reinigungsinstitute in der Schweiz ankommt.

Objekte und Leistungen verwalten

Am Anfang steht das Objekt: das zu reinigende Gebäude mit Adresse, Ansprechpartner, vereinbartem Leistungsumfang und Reinigungsintervall. Die Software führt zu jedem Objekt fest, was wann zu tun ist – tägliche Unterhaltsreinigung, wöchentliche Arbeiten, periodische Grundreinigung. So ist der Auftrag klar dokumentiert, und niemand muss im Kopf behalten, welches Objekt welche Leistungen umfasst. Das ist zugleich die Grundlage für Planung und Verrechnung.

Einsatz- und Schichtplanung

Der Kern des Reinigungsgeschäfts ist die Einsatzplanung: Welches Team ist wann in welchem Objekt? Ein ERP mit Schichtplanung ordnet Mitarbeitende den Objekten und Zeitfenstern zu und macht Engpässe früh sichtbar. Fällt jemand aus, lässt sich die Vertretung planen, ohne dass ein Objekt vergessen geht. Konkret bringt das:

• Zuordnung von Teams und Mitarbeitenden zu Objekten und Zeitfenstern.
• Wochen- und Schichtpläne, die Engpässe und Überschneidungen früh sichtbar machen.
• Planbare Vertretung bei Ausfällen, damit kein Objekt unbesetzt bleibt.
• Grundlage für die Verrechnung der tatsächlich geleisteten Einsätze.

OptiCore ERP verbindet Objektverwaltung und Schichtplanung, sodass der Einsatzplan direkt mit den Aufträgen und der Verrechnung zusammenhängt.

Mobile-App für die Reinigungskräfte

Die Arbeit findet vor Ort statt, nicht im Büro. Eine Mobile-App für die Reinigungskräfte schliesst diese Lücke: Das Team sieht den eigenen Einsatzplan, checkt am Objekt ein und aus und dokumentiert die geleistete Arbeit direkt auf dem Handy. So entsteht der Leistungsnachweis dort, wo gearbeitet wird, und die Angaben landen ohne späteres Abtippen im System. Das spart Bürozeit und macht die Abrechnung genauer.

Kundenportal, Qualitätskontrolle und IoT

Vertrauen entsteht durch Transparenz. Über ein Kundenportal sieht der Auftraggeber, welche Einsätze erbracht wurden, und kann Anliegen direkt melden. Eine integrierte Qualitätskontrolle mit Checklisten und Kontrollgängen hält den vereinbarten Standard nachvollziehbar fest – ein starkes Argument bei Ausschreibungen. Optional lassen sich per IoT Sensordaten einbinden, etwa Spender- oder Frequenzmelder, um die Reinigung bedarfsgerecht statt starr nach Plan zu steuern.

Mit über 22 Kernmodulen und mehr als 15 Branchenlösungen deckt OptiCore ERP den Reinigungsbetrieb von der Planung bis zur Rechnung ab – für CHF 77.– pro Monat, verschlüsselt auf Schweizer Servern und DSG-konform.

Wie gut das zu Ihrem Institut passt, sehen Sie am besten in der Praxis: OptiCore ERP ist 30 Tage kostenlos testbar, sodass Sie Objekte, Einsatzplanung und den mobilen Nachweis an echten Einsätzen ausprobieren können.