ERP für Kaffeeröstereien und Kaffeemaschinen-Service

Kaffeeröstereien vereinen zwei Welten unter einem Dach: die handwerkliche Produktion mit Röstprofilen und Chargen und das laufende Servicegeschäft rund um die Kaffeemaschinen beim Kunden. Wer beides in getrennten Werkzeugen führt, verliert den Überblick über Rückverfolgbarkeit, Wartungsfristen und Nachschub. Ein ERP bringt Rösterei, Verkauf und Service in ein System. Dieser Ratgeber zeigt, worauf es für Kaffeeröstereien in der Schweiz ankommt.

Röstprofile und Chargen

Das Herz der Rösterei ist das Röstprofil: Zeit, Temperatur und Verlauf machen aus dem Rohkaffee das fertige Produkt. Im ERP wird jede Röstung als Charge geführt, verknüpft mit dem verwendeten Rohkaffee und dem Röstprofil. So lässt sich später nachvollziehen, aus welcher Rohkaffee-Lieferung eine bestimmte Charge stammt und nach welchem Profil sie geröstet wurde. Diese Rückverfolgbarkeit ist die Grundlage für gleichbleibende Qualität und für einen gezielten Rückgriff, falls einmal etwas nicht stimmt.

Geräte- und Maschinenverwaltung

Viele Röstereien stellen ihren Geschäftskunden Kaffeemaschinen zur Verfügung und übernehmen deren Service. Das ERP führt jede Maschine als Gerät beim Kunden, mit Standort, Modell und Historie. So ist jederzeit klar, welche Maschine wo steht, welche Einsätze bereits stattfanden und was als Nächstes ansteht. Konkret bringt das:

• Jede Kaffeemaschine als Gerät beim Kunden mit Standort, Modell und Historie.
• Übersicht über durchgeführte und anstehende Wartungen je Maschine.
• Wartungs- und Servicefristen, die rechtzeitig sichtbar werden.
• Verbindung von Serviceeinsatz und Rechnung ohne separate Erfassung.

OptiCore ERP verbindet die Geräteverwaltung mit Service und Wartung, sodass kein Wartungstermin untergeht und jeder Einsatz sauber dokumentiert und verrechnet ist.

Service und Wartung planen

Das Servicegeschäft ist planbares Geschäft, wenn man es im Griff hat. Ein ERP mit Service- und Wartungstickets hält fest, welche Maschine wann gewartet werden muss, plant den Einsatz und dokumentiert die geleistete Arbeit. Fällt eine Maschine aus, entsteht aus der Meldung ein Ticket, das bis zur Erledigung nachverfolgt wird. So werden aus Reaktionen auf Störungen planbare Wartungszyklen, die die Kundenbindung stärken und die Auslastung der Techniker glätten.

Verkauf und Abonnemente

Der gerösteter Kaffee will verkauft werden – oft im Abonnement: regelmässige Lieferungen an Geschäfts- und Privatkunden. Ein ERP führt diese wiederkehrenden Lieferungen als Abos und stellt die zugehörigen Rechnungen automatisch, statt sie Monat für Monat von Hand zu erfassen. Zusammen mit dem normalen Verkauf über Offerte, Auftrag und Rechnung – inklusive korrekter Schweizer MWST – entsteht ein durchgängiges Bild vom Rohkaffee bis zur bezahlten Rechnung.

Mit über 22 Kernmodulen und mehr als 15 Branchenlösungen deckt OptiCore ERP die Rösterei von der Charge bis zum Maschinen-Service ab – für CHF 77.– pro Monat, verschlüsselt auf Schweizer Servern und DSG-konform.

Wie gut das zu Ihrem Betrieb passt, sehen Sie am besten in der Praxis: OptiCore ERP ist 30 Tage kostenlos testbar, sodass Sie eine Röstcharge, eine Maschine und einen Serviceeinsatz an echten Daten durchspielen können.