Hotelsoftware & PMS für Hotels und B&B in der Schweiz

Ob kleines B&B mit vier Zimmern oder Hotel mit vierzig: Der Empfang jongliert mit Belegungsplan, Buchungsportalen, Check-in, Kurtaxe und der Abrechnung am Abreisetag. Läuft das über getrennte Werkzeuge, drohen Doppelbuchungen und Übertragungsfehler. Ein PMS (Property Management System) führt diese Aufgaben in einem System zusammen. Dieser Ratgeber zeigt, worauf Beherbergungsbetriebe in der Schweiz dabei achten sollten.

Das PMS als zentraler Belegungsplan

Herzstück jeder Hotelsoftware ist der Belegungsplan: Welches Zimmer ist wann frei, wer reist an, wer ab? Ein PMS zeigt das auf einen Blick und verwaltet Reservationen, Anreisen und Abreisen an einer Stelle. Zimmer lassen sich blockieren, umbuchen oder für Reinigung sperren, und der Empfang sieht jederzeit den aktuellen Stand – ohne Rückfrage in einer separaten Tabelle. Gerade für kleine Betriebe ohne durchgehend besetzte Rezeption schafft das die nötige Übersicht.

Channel-Manager: keine Doppelbuchungen mehr

Wer über mehrere Portale vermietet, kennt die Angst vor der Doppelbuchung: Ein Zimmer wird gleichzeitig auf zwei Kanälen gebucht, und der Gast steht vor verschlossener Tür. Ein Channel-Manager verbindet das PMS mit den Buchungsplattformen und gleicht die Verfügbarkeit automatisch ab. Wird ein Zimmer belegt, verschwindet es überall gleichzeitig aus dem Angebot. Das bringt konkret:

• Verfügbarkeiten werden über alle angebundenen Kanäle automatisch synchron gehalten.
• Neue Buchungen aus den Portalen landen direkt im Belegungsplan.
• Doppelbuchungen werden verhindert, ohne dass jemand manuell nachpflegt.
• Preise und Kontingente lassen sich zentral steuern statt Portal für Portal.

OptiCore ERP bringt ein PMS mit Zimmer- und Belegungsverwaltung sowie einer Channel-Manager-Anbindung mit – vom kleinen B&B bis zum Hotel skalierbar.

Online-Check-in und Kurtaxe

Ein Online-Check-in nimmt dem Empfang Arbeit ab und dem Gast Wartezeit: Die nötigen Angaben werden schon vor der Anreise erfasst, sodass der Aufenthalt reibungslos beginnt. Für Schweizer Betriebe ist zudem die Kurtaxe ein wiederkehrendes Thema. Ein gutes PMS rechnet sie automatisch nach den lokalen Vorgaben pro Gast und Nacht und weist sie sauber auf der Rechnung aus – ein Punkt, der von Hand schnell zu Fehlern führt und den ein System zuverlässig übernimmt.

Folio und Rechnung am Abreisetag

Während des Aufenthalts sammeln sich Leistungen auf dem Gästekonto, dem Folio: Übernachtung, Frühstück, Minibar, Kurtaxe. Am Abreisetag entsteht daraus per Klick die Rechnung, korrekt mit Schweizer MWST und wahlweise getrennt nach Firmen- und Privatanteil. Weil das PMS direkt Teil des ERP ist, fliesst dieser Umsatz ohne Medienbruch in die Buchhaltung – der Tagesabschluss stimmt von selbst.

Mit über 22 Kernmodulen und mehr als 15 Branchenlösungen begleitet OptiCore ERP Beherbergungsbetriebe vom Einstieg bis zum Ausbau – für CHF 77.– pro Monat, verschlüsselt auf Schweizer Servern und DSG-konform.

Wie gut das zu Ihrem Haus passt, prüfen Sie am besten selbst: OptiCore ERP lässt sich 30 Tage kostenlos testen, sodass Sie Belegung, Check-in und Abrechnung an echten Reservationen durchspielen können.