ERP für Handwerker: Aufträge, Rapporte und Material im Griff

Im Handwerk entscheidet sich der Ertrag nicht nur auf der Baustelle, sondern auch im Büro: Eine Offerte, die zu spät kommt, ein Regie-Rapport, der auf einem Zettel liegen bleibt, oder Material, das niemand der richtigen Baustelle zugeordnet hat – all das kostet Zeit und Marge. Ein ERP bündelt diese Abläufe in einem System, von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung. Dieser Ratgeber zeigt, worauf es dabei für Handwerksbetriebe in der Schweiz ankommt.

Der durchgängige Auftrag: Offerte, Auftrag, Rechnung

Der Kern jeder Handwerkersoftware ist der saubere Weg vom Angebot zur Rechnung. Wird eine Adresse und ein Leistungsverzeichnis einmal erfasst, entsteht daraus per Klick die Offerte, nach der Zusage der Auftrag und am Ende die Rechnung – ohne dass Positionen neu getippt werden. Das verhindert Übertragungsfehler und sorgt dafür, dass am Schluss genau das verrechnet wird, was vereinbart und geleistet wurde.

Gerade bei Nachträgen zahlt sich das aus: Zusätzliche Arbeiten werden direkt am Auftrag ergänzt und fliessen automatisch in die Schlussrechnung. So geht keine erbrachte Leistung vergessen, und die Rechnung ist jederzeit nachvollziehbar.

Rapporte und Regie – auch mobil auf der Baustelle

Der grösste Zeitfresser im Handwerk ist die doppelte Erfassung: erst auf Papier notieren, dann abends im Büro abtippen. Ein ERP mit mobiler Rapporterfassung schliesst diese Lücke. Die Mitarbeitenden erfassen Arbeitszeit, Material und Wegzeit direkt vor Ort, und die Angaben landen sofort beim richtigen Auftrag. Typisch abgedeckt werden dabei:

• Regie-Rapporte mit Stunden, Material und Zuschlägen, direkt einem Auftrag zugeordnet.
• Mobile Erfassung auf der Baustelle, ohne späteres Abtippen im Büro.
• Serviceeinsätze und Wartungen mit hinterlegten Geräten und Anlagen beim Kunden.
• Übernahme der rapportierten Leistungen in die Rechnung mit wenigen Klicks.

OptiCore ERP bildet diesen Ablauf ab: Rapporte lassen sich auch mobil erfassen und fliessen in Auftrag und Rechnung, sodass verrechenbare Regiearbeit nicht mehr untergeht.

Service, Wartung und Geräte im Blick

Viele Handwerksbetriebe leben nicht nur vom Neugeschäft, sondern von wiederkehrendem Service. Heizungen, Anlagen oder Maschinen beim Kunden wollen gewartet und im Störfall rasch instand gesetzt werden. Ein ERP mit Service- und Wartungstickets hält fest, welches Gerät wo installiert ist, welche Einsätze bereits stattfanden und wann die nächste Wartung fällig ist. So werden aus einmaligen Aufträgen planbare Serviceverträge, und kein Wartungstermin geht vergessen.

Projekte, Zeit, Budget und Material

Grössere Aufträge sind Projekte: Sie laufen über Wochen, binden mehrere Mitarbeitende und verbrauchen Material. Ein ERP führt Projekte mit Zeit- und Budgeterfassung, sodass jederzeit sichtbar ist, ob ein Auftrag noch im Rahmen liegt oder aus dem Ruder läuft. Parallel dazu verwaltet das Lager das benötigte Material und bucht Entnahmen dem richtigen Auftrag zu. Für holzverarbeitende Betriebe gibt es zusätzlich ein eigenes Branchenmodul, das die Besonderheiten dieser Arbeit abbildet.

Mit über 22 Kernmodulen und mehr als 15 Branchenlösungen deckt OptiCore ERP den Handwerksalltag vom Einzelbetrieb bis zum wachsenden Team ab – zu CHF 77.– pro Monat für alle Module, verschlüsselt auf Schweizer Servern und mit korrekter CH-MWST.

Ob sich das für Ihren Betrieb rechnet, sehen Sie am schnellsten in der Praxis: OptiCore ERP lässt sich 30 Tage kostenlos testen, sodass Sie einen echten Auftrag samt Rapport und Rechnung einmal komplett durchspielen können.