Software für Bestattungsinstitute

Die Arbeit eines Bestattungsinstituts verlangt Sorgfalt, Diskretion und einen kühlen Kopf in einer für die Angehörigen belastenden Zeit. Zugleich müssen viele Fäden zusammenlaufen: Angaben zur verstorbenen Person, Wünsche der Familie, Termine mit Friedhof und Behörden, zahlreiche Dokumente und die spätere Abrechnung. Wird das mit Ordnern und Tabellen geführt, kostet die Organisation Zeit, die für die persönliche Begleitung fehlt. Eine spezialisierte Software bündelt diese Aufgaben. Dieser Ratgeber zeigt, worauf es für Bestattungsinstitute in der Schweiz ankommt.

Fallmanagement als roter Faden

Im Zentrum steht der Fall: alles, was zu einem Sterbefall gehört, an einer Stelle zusammengeführt. Angaben zur verstorbenen Person, die getroffenen Vereinbarungen, der aktuelle Stand der Vorbereitungen und die noch offenen Schritte sind auf einen Blick sichtbar. So behält das Institut auch bei mehreren parallelen Fällen den Überblick, und jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter weiss sofort, wo ein Fall steht – ohne in verschiedenen Ordnern nachschlagen zu müssen.

Angehörige und Kontakte führen

Ein Sterbefall bringt viele Beteiligte zusammen. Die Software hält die relevanten Kontakte strukturiert fest, sodass jederzeit klar ist, wer welche Rolle hat und wie er zu erreichen ist. Das ist die Grundlage für eine ruhige, verlässliche Kommunikation. Konkret deckt das ab:

• Angehörige und Auftraggeber mit ihren Rollen und Kontaktangaben.
• Weitere Beteiligte wie Behörden, Friedhof oder Ärzte als hinterlegte Kontakte.
• Nachvollziehbare Dokumentation von Absprachen und Rückmeldungen beim Fall.
• Ein gemeinsamer, aktueller Stand für das ganze Team statt verteilter Notizen.

OptiCore ERP verbindet das Fallmanagement mit einer strukturierten Kontaktverwaltung, sodass Fall, Angehörige und alle Beteiligten an einer Stelle zusammenlaufen.

Aufträge, Leistungen und Abrechnung

Zu jedem Fall gehören konkrete Leistungen: Sarg oder Urne, Überführung, Aufbahrung, Trauerfeier, Formalitäten. Die Software erfasst diese Leistungen als Auftrag und führt sie zur Rechnung – mit korrekter Schweizer MWST, dort wo sie anfällt. Weil die vereinbarten Leistungen von Anfang an dokumentiert sind, entsteht die Abrechnung nachvollziehbar und ohne Nacharbeit. Die Angehörigen erhalten eine klare, verständliche Rechnung, und das Institut hat den Überblick über die erbrachten Leistungen.

Dokumente, Formulare und Termine

Kaum eine Branche kennt so viele Dokumente und Formulare wie das Bestattungswesen. Die Software verwaltet die zu einem Fall gehörenden Unterlagen an einer Stelle und behält die Termine im Blick – von der Anmeldung über die Trauerfeier bis zu Fristen bei Behörden. So geht kein Termin und kein Dokument vergessen, und die Organisation läuft im Hintergrund, während sich das Team auf die Menschen konzentrieren kann.

Mit über 22 Kernmodulen und mehr als 15 Branchenlösungen bietet OptiCore ERP die Grundlage für diese einfühlsame, geordnete Arbeit – für CHF 77.– pro Monat, verschlüsselt auf Schweizer Servern und DSG-konform, was gerade bei sensiblen Personendaten wichtig ist.

Wie gut das zu Ihrem Institut passt, sehen Sie am besten selbst: OptiCore ERP ist 30 Tage kostenlos testbar, sodass Sie einen Fall mit Angehörigen, Leistungen und Terminen an einem echten Ablauf durchspielen können.