ERP & Werkstattsoftware für die Autogarage

In der Autogarage entscheidet sich der Ertrag an der Hebebühne und am Empfang zugleich: Ein Serviceauftrag, der ungenau erfasst wird, ein Ersatzteil, das niemand dem richtigen Fahrzeug zugeordnet hat, oder eine vergessene MFK-Frist kosten Zeit, Marge und Kundenvertrauen. Eine ERP- und Werkstattsoftware bündelt diese Abläufe in einem System – von der Fahrzeugannahme bis zur bezahlten Rechnung. Dieser Ratgeber zeigt, worauf es für Garagenbetriebe in der Schweiz dabei ankommt.

Fahrzeuge und Kunden zentral führen

Das Herzstück jeder Garagensoftware ist die Verbindung von Kunde und Fahrzeug. Zu jedem Kunden gehören ein oder mehrere Fahrzeuge mit Marke, Modell, Kontrollschild, Fahrgestellnummer und Kilometerstand. Wird das einmal sauber erfasst, steht die komplette Historie eines Fahrzeugs auf einen Blick zur Verfügung: welche Arbeiten wann ausgeführt wurden, welche Teile verbaut sind und welcher Service als Nächstes ansteht. So muss niemand mehr in alten Auftragszetteln blättern, um zu wissen, was am Fahrzeug zuletzt gemacht wurde.

Arbeitsaufträge, Rapporte und Regie

Vom ersten Kontakt bis zur Übergabe läuft alles über den Arbeitsauftrag. Aus der Fahrzeugannahme entsteht der Auftrag mit den geplanten Arbeiten, während der Ausführung erfassen die Mechaniker ihre Stunden und das verbrauchte Material als Rapport, und daraus wird am Ende die Rechnung. Weil Positionen nicht neu getippt werden, geht keine verrechenbare Regiearbeit unter. Typisch abgedeckt werden dabei:

• Arbeitsaufträge mit geplanten Positionen, direkt aus dem Fahrzeug- und Kundenstamm erzeugt.
• Regie-Rapporte mit Arbeitsstunden, Material und Zuschlägen, dem Auftrag zugeordnet.
• Übernahme der rapportierten Leistungen und Teile in die Rechnung mit wenigen Klicks.
• Lückenlose Service-Historie pro Fahrzeug für Nachfragen und Folgeaufträge.

OptiCore ERP bildet diesen Ablauf ab: Aus dem Arbeitsauftrag fliessen Rapporte und Ersatzteile in die Rechnung, sodass die Werkstatt genau das verrechnet, was geplant und geleistet wurde.

Ersatzteile und Lager im Griff

Ohne Überblick über die Ersatzteile stockt jede Werkstatt. Ein ERP führt das Teilelager mit Beständen und bucht Entnahmen direkt dem richtigen Arbeitsauftrag zu. So ist jederzeit sichtbar, welches Teil verbaut wurde, was nachbestellt werden muss und welche Kosten dem Fahrzeug zuzurechnen sind. Wird ein Teil einem Auftrag entnommen, sinkt der Bestand automatisch – die mühsame separate Lagerliste entfällt, und die Kalkulation pro Auftrag bleibt aktuell.

MFK- und Service-Fristen im Blick

Wiederkehrende Termine sind in der Garage ein Geschäft für sich: die nächste MFK, der fällige Service, der Reifenwechsel zur Saison. Ein ERP hält diese Fristen pro Fahrzeug fest und macht sie rechtzeitig sichtbar, sodass die Garage aktiv auf den Kunden zugehen kann, statt auf dessen Anruf zu warten. Aus einmaligen Reparaturen werden so planbare Serviceverträge, und die Auslastung lässt sich vorausschauend steuern. Der Weg von der Offerte zur Rechnung bleibt dabei durchgängig – eine unverbindliche Offerte wird nach Zusage zum Auftrag und am Schluss zur Rechnung mit korrekter Schweizer MWST.

Mit über 22 Kernmodulen und mehr als 15 Branchenlösungen deckt OptiCore ERP den Garagenalltag von der Fahrzeugannahme bis zur Buchhaltung ab – für CHF 77.– pro Monat für alle Module, verschlüsselt auf Schweizer Servern und DSG-konform.

Ob sich das für Ihre Werkstatt rechnet, sehen Sie am schnellsten in der Praxis: OptiCore ERP lässt sich 30 Tage kostenlos testen, sodass Sie einen echten Serviceauftrag samt Rapport, Ersatzteilen und Rechnung einmal komplett durchspielen können.